Per richiedere l'accesso a un documento ufficiale, la domanda deve essere presentata al Servizio competente utilizzando l'apposito formulario ufficiale. La domanda non necessita di motivazioni, ma deve essere abbastanza dettagliata per consentire una rapida identificazione del documento richiesto.
Una volta ricevuto il formulario il Servizio competente verificherà se il documento richiesto è stato prodotto nell’ambito di una procedura già conclusa:
- se il documento riguarda una procedura ancora in corso, l'accesso sarà limitato alle parti coinvolte nel procedimento, in virtù del loro diritto di essere sentite. In tal caso, l'accesso sarà rifiutato, salvo che il cittadino sia parte del procedimento stesso;
- se il procedimento è concluso, il funzionario incaricato dovrà esaminare la natura del documento e verificare che non sia stato dichiarato inaccessibile secondo la Legge sull'Informazione e la Trasparenza dello Stato (LIT).
Eccezioni al diritto di accesso
L'accesso a un documento può essere negato per tutelare un interesse pubblico o privato prevalente, in caso di situazioni che possano:
- influenzare la libera formazione dell'opinione di un'autorità
- perturbare l'esecuzione di misure concrete da parte dell'autorità
- minacciare la sicurezza dello Stato o l'ordine pubblico
- compromettere la politica estera o la sfera privata di terzi
- rivelare segreti professionali o informazioni protette da riservatezza.
Non sono considerati documenti ufficiali quelli non ancora elaborati, destinati a scopi personali o usati da un'autorità per fini commerciali. Anche in questi casi l'accesso sarà negato.
Proroga del termine
Se l'accesso è negato, il richiedente sarà informato. Se invece l'accesso è possibile, si procederà con una verifica riguardo al trattamento amministrativo necessario. Nel caso in cui la richiesta comporti un trattamento particolarmente dispendioso o riguardi documenti contenenti dati di terzi, il termine di risposta di 15 giorni previsto dalla LIT potrà essere prorogato del tempo necessario. Il richiedente verrà tempestivamente informato del nuovo termine.
Consultazione dei dati personali di terzi
Se il documento richiesto contiene dati personali di terzi, il Servizio incaricato effettuerà una ponderazione tra la tutela della sfera privata e l'interesse pubblico all'accesso alle informazioni. Se vi sono dubbi sulla preponderanza dell’interesse della sfera privata, il Servizio incaricato fisserà un termine di 10 giorni per consentire al terzo interessato di presentare osservazioni. In seguito, il Servizio incaricato potrà:
- accordare l'accesso al documento;
- concedere l'accesso, ma con determinate condizioni;
- rifiutare l'accesso.
Presa di posizione dell'autorità
Il Municipio invierà una "presa di posizione" alle parti interessate (richiedente e terzo interessato), comunicando la propria decisione in merito alla concessione dell'accesso. Qualora il richiedente o il terzo interessato non siano soddisfatti della decisione, essi possono presentare una domanda di mediazione alla Commissione di mediazione indipendente entro 15 giorni oppure richiedere una decisione formale che potrà essere impugnata presso la Commissione cantonale per la protezione dei dati.
Costi per l'accesso ai documenti
La consultazione dei documenti ufficiali è gratuita. Tuttavia, se la richiesta comporta il rilascio di copie o la fornitura di rapporti, opuscoli o altri materiali informativi che comportano costi amministrativi, sarà richiesto un contributo per coprire tali oneri secondo il tariffario consultabile nell'apposito Regolamento della legge sull'informazione e la trasparenza dello Stato (RLIT).
Per ulteriori informazioni o per inviare una richiesta di accesso ai documenti, si invita a contattare il Servizio competente.
